Buchhaltung

Der Kassenwart wird von der Bezirkskonferenz gewählt und hat folgende Aufgaben, die im weiteren genauer beschrieben werden:

  • Bezahlen von Rechnungen des Bezirks
  • Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben des Bezirks mit Hilfe des Buchführungsprogramms Synago (Stand: 24.02.2017)
  • Weiterleiten von eingegangenen Spenden für Wohltätige Zwecke (Brot für die Welt, EMK-Weltmission, etc.)
  • Erstellen des Jahresabschlusses
  • Präsentation des Jahresabschlusses vor der Bezirkskonferenz

Bezahlen von Rechnungen des Bezirks

Rechnungen von Ausgaben des Bezirks werden von den jeweiligen Personen an den Kassenwart weitergegeben (E-Mail, Zeitschriftenfach, etc.). Diese werden je nach Zugehörigkeit entweder über das Bezirkskonto (1614) oder die Konten der Häuser Albertstraße (15085687) oder Eduard-Breuninger Straße (15085704) überwiesen.

Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben

Für die Buchführung des Bezirks wird das Programm Synago verwendet. Dort werden alle Einnahmen und Ausgaben unter Verwendung der entsprechenden Konten verbucht.

Standardbuchung

  • Einnahmen haben im Soll immer ein Kassenkonto (Handkasse, Bank, etc.) stehen. Im Haben steht entsprechend das Konto, dem die Einnahme zuzuordnen ist.
  • Ausgaben haben im Soll immer das entsprechende Konto stehen, dem die Ausgabe zuzuordnen ist. Im Haben steht entsprechend das Kassenkonto (Handkasse, Bank, etc.).

Splitbuchung

Wenn einer Einnahme oder Ausgabe mehrere Konten zuzuordnen sind (Bsp.: Miete = Kaltmiete & Nebenkosten) so wird dies über eine Splitbuchung gemacht. Hierzu wird im Kassenkonto (Soll oder Haben) der Gesamtbetrag eingegeben, das entsprechende Gegenkonto wird leer gelassen. Anschließend klickt man auf Splitbuchung und wählt das 1. Gegenkonto und den entsprechenden Betrag und verbucht dies. Mit den weiteren Gegenkonten geht man identisch vor, bis alle verbucht sind und klickt anschließend auf Gesamt verbuchen.

Weiterleiten von eingegangenen Spenden

Spenden für Wohltätige Zwecke (nicht für Bezirk) werden auf das Spendenkonto (3526 oder 33572) mit dem jeweiligen Verwendungszweck überwiesen oder per Spendenkuvert eingelegt. Die Spenden werden im Synago auf das jeweilige Durchlaufkonto verbucht (4401-4405).in regelmäßigen Abständen (mind. 1x monatlich) werden die Spenden an die jeweilige Organisation weitergeleitet.

Erstellen Jahresabschluss

Am Ende des Jahres werden den Kassenverwalter der Dienstgruppen das Formular kassenbericht_arbeitsgruppe.pdf zugesandt. Die jeweiligen Kassenverwalter sind in der Datei kassenverwalter_der_arbeitsgruppen.xlsx hinterlegt.

Am Jahresende müssen folgende Tätigkeiten erledigt werden:

  • alle Rechnungen des Buchungsjahres müssen in Synago verbucht sein
  • allen Dienstgruppen (Chor, Jugendkreis, etc.) müssen die Jahresabschlüssen angefordert und verbucht werden.
  • Verrechnungskonten abschließen (Saldo in Einnahmen bzw. Ausgaben umbuchen)
  • Alle Durchlaufkonten müssen bereinigt bzw. weitergeleitet werden. Vor allem bei Konto 4405 muss abgeglichen werden, was schon weitergeleitet wurde und was noch offen ist.

Folgende Dinge sollten zudem vor dem Abschluss geprüft werden:

  • Sind für alle Monate die Spenden verbucht
  • Sind die Hauskonten komplett verbucht

Benötigte Unterlagen zur Kassenprüfung

  • Journal der Buchungen (fortlaufende Nummer)
  • Bankauszüge
  • Buchungsbelege
  • Salden der Rücklagenkonten
  • Unterlagen der Dienstgruppen

Nach Verbuchen aller offenen Belege und Abschluss des Buchungsjahres müssen aus Einnahmen und Ausgaben sowie aus der durch Synago erzeugten Statistik die Jahreszahlen in den Haushaltsplan übertragen werden. Dieser wird dem Finanzausschuss Vorsitzenden zugesendet.

Folgende Belege müssen nach dem Jahresabschluss erstellt werden:

Jahresplan erstellen

Anfang des Jahres wird der Haushaltsplan für das kommende Jahr aufgestellt. Dies wird in Zusammenarbeit zwischen Pastor, Finanzauschussvorsitzendem, und Kassenführer erstellt.

umlageordnung_2008_jk-version.doc.pdf