Der Kassenwart wird von der Bezirkskonferenz gewählt und hat folgende Aufgaben, die im weiteren genauer beschrieben werden:
Rechnungen von Ausgaben des Bezirks werden von den jeweiligen Personen an den Kassenwart weitergegeben (E-Mail, Zeitschriftenfach, etc.). Diese werden je nach Zugehörigkeit entweder über das Bezirkskonto (1614) oder die Konten der Häuser Albertstraße (15085687) oder Eduard-Breuninger Straße (15085704) überwiesen.
Für die Buchführung des Bezirks wird das Programm MyEma verwendet. Dort werden alle Einnahmen und Ausgaben unter Verwendung der entsprechenden Konten verbucht.
Wenn einer Einnahme oder Ausgabe mehrere Konten zuzuordnen sind (Bsp.: Miete = Kaltmiete & Nebenkosten) so wird dies über eine Splitbuchung gemacht. Hierzu wird im Kassenkonto (Soll oder Haben) der Gesamtbetrag eingegeben, das entsprechende Gegenkonto wird leer gelassen. Anschließend klickt man auf Splitbuchung und wählt das 1. Gegenkonto und den entsprechenden Betrag und verbucht dies. Mit den weiteren Gegenkonten geht man identisch vor, bis alle verbucht sind und klickt anschließend auf Gesamt verbuchen.
Spenden für Wohltätige Zwecke (nicht für Bezirk) werden auf das Spendenkonto (3526 oder 33572) mit dem jeweiligen Verwendungszweck überwiesen oder per Spendenkuvert eingelegt. Die Spenden werden im MyEma auf das jeweilige Durchlaufkonto verbucht (4401-4405).in regelmäßigen Abständen (mind. 1x monatlich) werden die Spenden an die jeweilige Organisation weitergeleitet.
Am Ende des Jahres werden den Kassenverwalter der Dienstgruppen das Formular kassenbericht_arbeitsgruppe.pdf zugesandt. Die jeweiligen Kassenverwalter sind in der Datei kassenverwalter_der_arbeitsgruppen.xlsx hinterlegt.
Am Jahresende müssen folgende Tätigkeiten erledigt werden:
Folgende Dinge sollten zudem vor dem Abschluss geprüft werden:
Wenn alle Buchungen erledigt sind, können die Spendenbescheinigungen erstellt werden. Es sollte darauf geachtet werden, dass zusammengehörige Haushalte (gleiche Adresse) die Spendenbescheinigung zusammen erhalten, nicht als separate Sendung.
Nach Verbuchen aller offenen Belege und Abschluss des Buchungsjahres müssen aus Einnahmen und Ausgaben sowie aus der durch MyEma erzeugten Statistik die Jahreszahlen in den Haushaltsplan übertragen werden. Dieser wird dem Finanzausschuss Vorsitzenden zugesendet.
Folgende Belege müssen nach dem Jahresabschluss erstellt werden:
Anfang des Jahres wird der Haushaltsplan für das kommende Jahr aufgestellt. Dies wird in Zusammenarbeit zwischen Pastor, Finanzauschussvorsitzendem, und Kassenführer erstellt.