====== Buchhaltung ======

Der Kassenwart wird von der Bezirkskonferenz gewählt und hat folgende Aufgaben, die im weiteren genauer beschrieben werden:

  * Bezahlen von Rechnungen des Bezirks
  * Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben des Bezirks mit Hilfe des Buchführungsprogramms MyEma (Stand: 26.01.2022)
  * Weiterleiten von eingegangenen Spenden für Wohltätige Zwecke (Brot für die Welt, EMK-Weltmission, etc.)
  * Erstellen des Jahresabschlusses
  * Präsentation des Jahresabschlusses vor der Bezirkskonferenz

====== Bezahlen von Rechnungen des Bezirks ======
Rechnungen von Ausgaben des Bezirks werden von den jeweiligen Personen an den Kassenwart weitergegeben (E-Mail, Zeitschriftenfach, etc.). Diese werden je nach Zugehörigkeit entweder über das Bezirkskonto (1614) oder die Konten der Häuser Albertstraße (15085687) oder Eduard-Breuninger Straße (15085704) überwiesen.

  * {{ :kompetenzen_im_finanziellen_bereich_aktuelle_version.pdf |}}
====== Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben ======
Für die Buchführung des Bezirks wird das Programm MyEma verwendet. Dort werden alle Einnahmen und Ausgaben unter Verwendung der entsprechenden Konten verbucht.

  * {{ :kontenplan_erlaeuterungen_2016.pdf |}}
  * {{ :buchungsanweisungen.pdf |}}
  * {{ :kircheneigene_dienstwohnungen_-_nebenkostenabrechnung_fassung_2011.pdf |}}
===== Standardbuchung =====
  * **Einnahmen** haben im Soll immer ein Kassenkonto (Handkasse, Bank, etc.) stehen. Im Haben steht entsprechend das Konto, dem die Einnahme zuzuordnen ist.
  * **Ausgaben** haben im Soll immer das entsprechende Konto stehen, dem die Ausgabe zuzuordnen ist. Im Haben steht entsprechend das Kassenkonto (Handkasse, Bank, etc.).
===== Splitbuchung =====
Wenn einer Einnahme oder Ausgabe mehrere Konten zuzuordnen sind (Bsp.: Miete = Kaltmiete & Nebenkosten) so wird dies über eine Splitbuchung gemacht.
Hierzu wird im Kassenkonto (Soll oder Haben) der Gesamtbetrag eingegeben, das entsprechende Gegenkonto wird leer gelassen. Anschließend klickt man auf Splitbuchung und wählt das 1. Gegenkonto und den entsprechenden Betrag und verbucht dies. Mit den weiteren Gegenkonten geht man identisch vor, bis alle verbucht sind und klickt anschließend auf Gesamt verbuchen.
====== Weiterleiten von eingegangenen Spenden ======
Spenden für Wohltätige Zwecke (nicht für Bezirk) werden auf das Spendenkonto (3526 oder 33572) mit dem jeweiligen Verwendungszweck überwiesen oder per Spendenkuvert eingelegt. Die Spenden werden im MyEma auf das jeweilige Durchlaufkonto verbucht (4401-4405).in regelmäßigen Abständen (mind. 1x monatlich) werden die Spenden an die jeweilige Organisation weitergeleitet.

  * {{ :konferenzkollekten.pdf |}}
====== Erstellen Jahresabschluss ======
Am Ende des Jahres werden den Kassenverwalter der Dienstgruppen das Formular {{ :kassenbericht_arbeitsgruppe.pdf |}}  zugesandt. Die jeweiligen Kassenverwalter sind in der Datei {{ :kassenverwalter_der_arbeitsgruppen.xlsx |}} hinterlegt.

Am Jahresende müssen folgende Tätigkeiten erledigt werden:
  * alle Rechnungen des Buchungsjahres müssen in MyEma verbucht sein
  * allen Dienstgruppen (Chor, Jugendkreis, etc.) müssen die Jahresabschlüssen angefordert und verbucht werden. Liegen für einzelne Dienstgruppen keine Kassenberichte vor, muss dies an der Kassenprüfung vermerkt werde. Für diese Kassen kann keine Entlastung erfolgen.
  * Verrechnungskonten abschließen (Saldo in Einnahmen bzw. Ausgaben umbuchen)
  * Alle Durchlaufkonten müssen bereinigt bzw. weitergeleitet werden. Vor allem bei Konto 4405 muss abgeglichen werden, was schon weitergeleitet wurde und was noch offen ist. Wenn Spenden von 4405 auf ein anderes Spendenkonto weitergeleitet werden, kommt es zu Problemen, da dann bei der Person auch eine negaitve Spende erscheint, da 4405 auch als Spendenkonto zählt. Daher unklare Spenden nicht weiterleiten sondern stornieren und neu buchen.
  * Abgleich aller Konten, ob Betrag laut Bankauszug mit MyEma übereinstimmt

Folgende Dinge sollten zudem vor dem Abschluss geprüft werden:
  * Sind für alle Monate die Spenden verbucht
  * Sind die Hauskonten komplett verbucht

====== Spendenbescheinigungen erstellen======
Wenn alle Buchungen erledigt sind, können die Spendenbescheinigungen erstellt werden.
Es sollte darauf geachtet werden, dass zusammengehörige Haushalte (gleiche Adresse) die Spendenbescheinigung zusammen erhalten, nicht als separate Sendung.

 
===== Benötigte Unterlagen zur Kassenprüfung =====

  * Journal der Buchungen (fortlaufende Nummer)
  * Bankauszüge
  * Buchungsbelege
  * Salden der Rücklagenkonten
  * Unterlagen der Dienstgruppen
  * Bericht Kassenprüfung zum Ausfüllen durch die Kassenprüfer {{ :bericht-kassenpruefung.pdf |}}

Nach Verbuchen aller offenen Belege und Abschluss des Buchungsjahres müssen aus Einnahmen und Ausgaben sowie aus der durch MyEma erzeugten Statistik die Jahreszahlen in den Haushaltsplan übertragen werden.
Dieser wird dem Finanzausschuss Vorsitzenden zugesendet.

  * {{ :vorlage_haushaltsplan.xlsx |}}

Folgende Belege müssen nach dem Jahresabschluss erstellt werden:
  * Übersicht Konto 305 {{ :verwendungsnachweis_konto_305_ausfuellbar-2018.pdf |}}
  * Übersicht Stand Privatdarlehen {{ :privatdarlehen.docx |}}

====== Jahresplan erstellen ======
Anfang des Jahres wird der Haushaltsplan für das kommende Jahr aufgestellt. Dies wird in Zusammenarbeit zwischen Pastor, Finanzauschussvorsitzendem, und Kassenführer erstellt.

{{ :umlageordnung_2008_jk-version.doc.pdf |}}